ringkasan sistem informasi dan struktur sistem informasi manajemen

RINGKASAN

PERBENGKELAN AGROINDUSTRI

1.            KONSEP SISTEM INFORMASI

Banyak orang mengerti tentang Sistem Informasi Manajemen, tetapi sedikit yang dapat mengidentifikasikan secara spesifik tentang pengertian dan penjelasannya secara jelas. Dalam buku ajar ini mencoba membantu mahasiswa dalam memahami Konsep Sistem Informasi, meliputi,

A.        Konsep Sistem

sistem. Apakah sistem itu? Suatu sistem dapat didefenisikan sebagai suatu kesatuan yang terdiri dari dua atau lebih komponen atau subsistem yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan. Suatu sistem dapat terdiri dari sistem-sistem bagian (subsystem).

a.        Klasifikasi Sistem

Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandangan, diantaranya adalah sebagai berikut ini:

ü  Sistem diklasifikasikan sebagai sistem abstrak (abstract system) dan  sistem phisik (phisical system). Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara phisik.

ü  Sistem diklasifikasikan sebagai sistem alamiah (natural system) dan sistem buatan manusia (human made system).  Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat manusia.

ü  Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertentu (deterministic system) dan sistem tak tentu (probabilistic system). Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi.

ü  Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertutup (closed system) dan sistem terbuka (open system). Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dengan lingkungan luarnya.

B.        Konsep Sistem Informasi

Informasi ibarat darah yang mengalir di dalam tubuh suatu organisasi, sehingga informasi ini sangat penting di dalam suatu organisasi. Definisi Sistem Informasi sebagai hasil dari pengolahan data dalam suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian (event) yang nyata (fact) yang digunakan untuk pengambilan keputusan.

a.        Siklus Informasi

Data merupakan bentuk yang masih mentah, belum dapat berceritera banyak, sehingga perlu diolah lebih lanjut. Data diolah melalui suatu model untuk dihasilkan informasi.

b.       Kualitas Informasi

Kualitas dari suatu informasi tergantung dari tiga hal, yaitu informasi harus akurat, tepat pada waktunya dan relevan.

c.        Nilai Informasi

Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya. Kegunaan informasi adalah untuk mengurangi hal ketidakpastian di dalam proses pegambilan keputusan tentang sesuatu keadaan.

C.        Gambaran Umum Sistem Informasi Manajemen

Sistem informasi manajemen (manajement information system atau sering dikenal dengan singkatannya MIS) merupakan penerapan sistem informasi di dalam organisasi untuk mendukung informasi-informasi yang dibutuhkan oleh semua tingkatan manajemen. SIM (sistem informasi manajemen) dapat didefenisikan sebagai kumpulan dari interaksi sistem-sistem informasi yang bertanggung jawab mengumpulkan dan mengolah data untuk menyediakan informasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen di dalam kegiatan  perencanaan dan pengendalian.

kecilnya organisasi dapat terdiri dari sistem-sistem informasi sebagai berikut :

1.       Sistem informasi akuntansi (accounting information system),menyediakan informasi dari transaksi keuangan.

2.       Sistem informasi pemasaran (marketing information system),  menyediakan informasi untuk penjualan, promosi penjualan, kegiatankegiatan pemasaran, kegiatan-kegiatan penelitian pasar dan lain sebagainya yang berhubungan dengan pemasaran.

3.       Sistem informasi manajemen persediaan (inventory management information system).

4.       Sistem informasi personalia (personnel information systems)

5.       Sistem informasi distribusi (distribution information systems)

6.       Sistem informasi pembelian (purchasing information systems)

7.       Sistem informasi kekayaan (treasury information systems)

8.       Sistem informasi analisis kredit (credit analiysis information systems)

9.       Sistem informasi penelitian dan pengembangan (research  anddevelopment information systems)

10.    Sistem informasi teknik (engineering information systems)

          Semua sistem-sistem informasi tersebut dimaksudkan untuk memberikan informasi kepada semua tingkatan manajemen, yaitu manajemen tingkat bawah (lower level management), managemen tingkat menengah (middle level management) dan manajemen tingkat atas (top level management). Top level management dengan executive management dapat terdiri dari  direktur utama (president), direktur (vise-president) dan eksekutif lainnya di fungsi-fungsi pemasaran, pembelian, teknik, produksi, keuangan dan akuntansi. Sedang middle level management dapat terdiri dari manajermanajer devisi dan manajer-manajer cabang. Lower level management disebut degan operating management dapat meliputi mandor dan pengawas.

2.            STRUKTUR SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

          Sistem informasi manajemen (SIM) adalah proses komunikasi di mana informasi masukan (input) direkam, disimpan, dan diproses untuk menghasilkan output yang berupa keputusan tentang perencanaan, pengoperasian dan pengawasan, (Murdick, R.G & J.E. Ross). Sistem informasi dikembangkan untuk tujuan yang berbeda-beda, tergantung pada kebutuhan bisnis. Sistem informasi dapat dibagi menjadi beberapa bagian:

a.         Transaction Processing Systems (TPS) TPS adalah sistem informasi yang terkomputerisasi yang dikembangkan untuk memproses data dalam jumlah besar untuk transaksi bisnis rutin seperti daftar gaji dan inventarisasi.

b.         Office Automation Systems (OAS) dan Knowledge Work Systems (KWS)
OAS mendukung pekerja data, dimana menganalisis informasi sedemikian rupa untuk mentransformasikan data atau memanipulasikannya dengan cara-cara tertentu sebelum menyebarkannya secara keseluruhan dengan organisasi dan luar organisasi.

c.         Sistem.Informasi.Manajemen.(SIM)
SIM tidak menggantikan TPS , tetapi mendukung spektrum tugas-tugas organisasional yang lebih luas dari TPS, termasuk analisis keputusan dan pembuat keputusan.

d.         Decision Support Systems (DSS) hampir sama dengan SIM karena menggunakan basis data sebagai sumber data. DSS bermula dari SIM karena menekankan pada fungsi mendukung pembuat keputusan diseluruh tahap-tahapnya, meskipun keputusan aktual tetap wewenang eksklusif pembuat keputusan.

e.         Sistem Ahli. (ES) dan Kecerdasan Buatan (AI) AI dimaksudkan untuk mengembangkan mesin-mesin yang berfungsi secara cerdas. Sistem ahli menggunakan pendekatan-pendekatan pemikiran AI untuk menyelesaikan masalah serta memberikannya lewat pengguna bisnis secara efektif menangkap dan menggunakan pengetahuan seorang ahli untuk menyelesaikan masalah yang dialami dalam suatu organisasi.

f.          Group Decision Support Systems (GDSS) dan Computer-Support Collaborative Work Systems. (CSCW) Group Decision support systems membuat suatu solusi. GDSS dimaksudkan untuk membawa kelompok bersama-sama menyelesaikan masalah dengan memberi bantuan dalam bentuk pendapat, kuesioner, konsultasi dan skenario.

g.         Executive Support Systems (ESS) tergantung pada informasi yang dihasilkan TPS dan SIM dan ESS membantu eksekutif mengatur interaksinya dengan lingkungan eksternal dengan menyediakan grafik-grafik dan pendukung komunikasi di tempat-tempat yang bisa diakses seperti kantor.

3.            PENGAMBILAN KEPUTUSAN

Secara etimologis kata decide berasal dari bahasa latin de yang berarti off dan kata caedo yang berarti to cut. Hal ini berarti proses kognitif cut off sebagai tindakan mimilih diantara beberapa alternatif kemungkinan. Ada beberapa pengertian pengambilan keputusan menurut para ahli yaitu :

1.             Max (1972), Decision Making is commanly difined as choosing from among alernatives (pengambilan keputusan merupakan pemilihan dari beberapa alternatif).

2.             Shull (1970:67) mengemukakan bahwa pengambilan keputusan merupakan proses kesadaran manusia terhadap fonumena individual maupun sosial berdasarkan kejadian faktual dan nilai pemikiran, yang mencakup aktivitas perilaku pemilihan satu atau bebrapa alternatif sebagai jalan keluar untuk memecahkan masalah yang dihadapi.

3.             George R Terry dalam Igbal Hasan (2002:9), Pengambilan keputusan adalah pemilihan alternatif perilaku (kelakuan) tertentu dari dua atau lebih alternatif yang ada. Pengambilan keputusan menurut George R. Terry dalam Iqbal Hasan (2002:6) didasarkan pada lima (5) hal yaitu :

ü  Intuisi, pengambilan keputusan yang berdasarkan atas intuisi atau perasaan memiliki sifat subjektif sehingga mudah terkena pengaruh. Pengambilan keputusan berdasarkan intuisi mengandung beberapa kebaikan dan kelemahan.

ü  Pengalaman, Pengambilan keputusan berdasarkan pengalaman memiliki manfaat bagi pengetahuan praktis karena berdasarkan pengalaman seseorang dapat memperkirakan keadaan sesuatu serta dapat memperhitungkan untung ruginya dan baik buruknya keputusan yang akan dihasilkan.

ü  Fakta, pengambilan keputusan berdasarkan fakta dapat memberikan keputusan yang sehat, solid dan baik. Dengan fakta, tingkat kepercayaan terhadap pengambil keputusan  dapat lebih tinggi sehingga orang dapat menerima keputusan yang dibuat itu dengan rela dan lapang dada.

ü  Wewenang, pengambilan keputusan berdasarkan wewenang biasanya dilakukan oleh pemimpin terhadap bawahannya atau orang yang lebih rendah kedudukannya.

ü  Rasional, pada pengambilan keputusan ini keputusan yang dihasilkan bersifat objektif, logis, lebih transparan, konsisten untuk memaksimumkan hasil atau nilai dalam batas kendala tertentu sehingga dapat dikatakan mendekatai kebenaran atau sesuai dengan apa yang diinginkan.

A.            FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI PENGAMBILAN KEPUTUSAN

1.             Keadaan internal organisasi , keadaan ini bersangkut paut dengan apa yang ada dalam organisasi tersebut yang meliputi dana yang tersedia, keadaan sumber daya manusia, kemampuan karyawan, kelengkapan dan peralatan organisasi dan struktur organisasi.

2.             Keadaan eksternal organisasi, keadaan ini bersangkut paut dengan apa yang ada diluar organisasi, seperti keadaan ekonomi, sosial politik, hukum dan budaya.

3.             Tersedianya informasi yang diperlukan, informasi yang diperlukan haruslah lengkap dan memiliki sifat-sifat tertentu sehingga keputusan yang dihasilkan dapat berkualitas dan baik.

4.             Kepribadian dan kecakapan pengambil keputusan, hal ini meliputi : kebutuhan, intelegensi, keterampilan dan kapasitas penilaian.

B.            MODEL-MODEL PENGAMBILAN KEPUTUSAN

1.            Rational Model

Model ini digunakan jika tingkat ambiguitas atau konfliksitas sasaran maupun tingkat ketidakpastian teknis rendah.  

2.            Political Model

Ketika tujuan diperebutkan oleh berbagai kelompok kepentingan dan kepastian teknis tinggi dalam kelompok, keputusan dari tindakan merupakan hasil tawar menawar antara kelompok yang mengejar  kepentingan mereka dan manipulasi instrumen pengaruh yang tersedia.

3.            Anarchy Model

Model ini digunakan jika tingkat ambiguitas atau konfliksitas sasaran maupun tingkat ketidak pastian teknis tinggi (March dan Olsen, 1992).

4.            Process model

Model ini digunakan jika tingkat ambiguitas atau konfliksitas  sasaran rendah, sedangkan ketidak pastian teknisnya tinggi (Mintzberg, Raisinghani dan Theoret, 1996).

Mengenai klasifikasi model pengambilan keputusan, ada beberapa model yang bisa digunakan antara lain :

ü  Model kuantitatif.

Model kuantitatif (dalam hal ini model matematika) adalah serangkaian asumsi yang tepat yang dinyatakan dalam serangkaian hubungan matematis yang pasti.

ü  Model kualitatif

Model ini didasarkan pada asumsi-asumsi yang ketepatan nya agak kurang jikadibandingkan dengan model kuantitatif dan dengan pertimbangan yang lebih bersifat subjektif mengenai proses atau masalah yang pemecahannya dibuatkan model.

ü  Model probabilitas.

Maksud dari probabilitas disini adalah kemungkinan yang dapat terjadi dalam suatu peristiwa tertentu.

ü  Model matriks.

Model ini menyajikan kombinasi antara strategi yang digunakan dan hasil yang diharapkan.

ü  Model pohon keputusan.

Model pohon keputusan merupakan suatu diagram yang cukup sederhana yang menunjukkan suatu proses untuk merinci masalah-masalah yang akan dihadapi kedalam komponen-komponen yang kemudian dibuatkan alternatif-alternatif pemecahan serta konsekuensi masing-masing.

ü  Model simulasi komputer Model ini merupakan tiruan dari permasalahan yang sebenarnya.

C.             JENIS-JENIS PENGAMBILAN KEPUTUSAN

1.            Keputusan berdasarkan tingkat kepentingan

Pada umumnya sebuah lembaga termasuk lembaga pendidikan memiliki hirarki manajemen.hirarki ini terbagi atas tiga tingkatan yaitu manajemen puncak,manajemen menengah dan manajemen tingkat bawah. Manajemen  tingkat puncak berkaitan dengan perencanaan yang bersifat strategis (Strategic Planning).

2.        Keputusan berdasarkan Regulitas

Keputusan yang dikemukakan oleh Simon (19950 dibagi menjadi keputusan terprogram dan keputusan tidak terprogram.

a.              Keputusan terprogram, keputusan ini bersifat rutinitas dan berulang-ulang dengan cara penanggulangan yang telah ditentukan untuk menyelesaikan masalah melalui prosedur, aturan dan kebijakan.

b.             Keputusan tidak terprogram, keputusan ini bersifat tidak rutinitas dan digunakan untuk menyelesaikan masalah yang tidak bsrstruktur.

3.    Keputusan berdasarkan lingkungan

Keputusan ini dibedakan menjadi empat kelompok berikut :

1. Pengambilan keputusan dalam kondisi pasti
2. Pengambilan keputusan dalam kondisi beresiko
3. Pengambilan keputusan dalam kondisi tidak pasti
4. Pengambilan keputusan dalam kondisi konflik

Tahapan  pengambilan keputusan menurut Herbet  A. Simon dalam Onong Uchayana Efendi, 1996:161 meliputi hal-hal berikut :

1. Tahap  Inteligensi (inteligence), yaitu menyelidiki lingkungan bagi kondisi dalam mengambil keputusan, data mentah diperoleh, diproses, dan diperiksa untuk dapat mengidentifikasi masalah.
2. Tahap Rancangan (design), yaitu menemukan, mengembangkan dan menganalisis kegiatan yang mungkin dilakukan.
3. Tahap Pilihan (choice), yaitu memilih suatu cara kegiatan khusus dari cara-cara yang telah diperoleh, suatu pilihan diambil dan dilaksanakan.
4. Tahap Implementasi (implementation), yaitu pelaksanaan tindakan setelah memperoleh pilihan atas berbagai alternatif kegiatan yang telah ditentukan.

D.            SISTEM INFORMASI FUNGSIONAL MANAJEMEN PENDIDIKAN

Sistem informasi fungsional manajemen pendidikan terdiri dari SIM Keuangan, SIM Operasi, SIM SDM dan SIM Pemasaran. Disamping subsitem informasi manajemen diatas terdapat sub sistem lainnya dalam proses pengambilan keputusan yaitu sistem informasi akuntansi, sistem pendukung keputusan, fakta (fenomena) yang ada dilapangan, dan pengetahuan yang harus dimiliki oleh pengambil keputusan (decision maker). Sistem informasi fungsional manajemen pendidikan dapat diuraikan sebagai berikut :

1.            Sistem Informasi Manajemen Keuangan dalam Pendidikan

Aplikasi sistem informasi manajemen keuangan digunakan untuk membantu proses pengolahan data keuangan yang disajikan dalam laporan keuangan berdasarkan sistem pencatatan  yang disebut akuntasi.

2.            Sistem Informasi Manajemen Operasi dalam Pendidikan

          Menurut Lovelock (2003:31), pendidikan (education) merupakan jenis jasa yang diciptakan oleh penyedia jasa untuk disampaikan secara langsung pada pola pikir seseorang (people mind). Dari ungkapan tersebut dapat diuraikan bahwa jasa pendidikan disajikan untuk mengisi pola pikir seseorang.

3.            Sistem Informasi Manajemen Pemasaran Jasa Pendidikan

          Sistem informasi pemasaran bermanfaat untuk mengatur arus informasi pemasaran jasa pendidikan, karena tingkat persaingan jasa pendidikan saat ini sangat ketat. Terjadinya persaingan yang sanagat ketat antar jasa pendidikan merupan dampak dari banyaknya jasa pendidikan yang ditawarkan oleh penyedia  jasa.

4.            Sistem Informasi Manajemen Sumber Daya Manusia Dalam Pendidikan

Sistem Informasi Manajemen Sumber Daya Manusia Dalam Pendidikan merupakan sebuah prosedur sistematis pengumpulan, penyimpanan, pemeliharaan, validasi, serta pengambilan kembali data sumber daya manusia yang dibutuhkan lembaga pendidikan dalam meaksanakan kegiatan fungsi SDM dan karakteristik satuan kerja.